COMMENT PASSER AU TÉLÉTRAVAIL?

5 CONSEILS CLÉS POUR ÊTRE EFFICACE

5 CONSEILS POUR ÊTRE EFFICACE
Le télétravail est désormais massivement recommandé par le gouvernement français à l’heure où la deuxième vague de COVID-19 s’apprête à frapper le pays. En effet, avec l’accélération des mesures de restriction ces derniers jours liée au contexte actuel, le télétravail devient la règle à suivre pour toutes les entreprises.

La mesure pourrait concerner entre 30% et 40% des emplois, réalisables à distance, via les technologies de l’information. 

Outre l’argument sanitaire, le télétravail offre bien des avantages : on évite les embouteillages du matin, on échappe aux trajets interminables collés aux autres usagers dans les transports en commun et on s’épargne ainsi une bonne dose de stress et de fatigue. 

Mais, c’est une réalité, certains se sentiront « coupés » de leur équipe et auront l’impression de perdre en efficacité. Pour d’autres, cela se complique quand il faut télétravailler et garder ses enfants, surtout s’ils sont en bas âge…

Pour optimiser au mieux votre efficacité, il est indispensable de s’organiser, de s’équiper, de s’imposer une certaine routine et de se fixer des objectifs.

Voici nos 5 conseils clés pour rester efficace lorsque vous télétravaillez.

Bien aménager son espace de télétravail

Si dans l’absolu le télétravail requiert seulement un ordinateur et une connexion internet, il est toutefois important d’organiser son espace de télétravail pour être plus productif!

Quitter son lit douillet le matin est difficile ? Cela peut-être encore plus dur quand il s’agit de votre lieu de travail. Vous ne devez pas céder à la tentation de travailler depuis votre lit. Cela serait contre-productif.

Choisissez un bureau si vous en avez un, sinon une pièce avec une table. Évitez une trop grande proximité avec les enfants ou des animaux de compagnie trop affectueux qui pourraient vous déconcentrer.

Vous devez cadrer la situation, ne pas être dérangé, sauf urgences,  lorsque vous êtes dans votre espace de télétravail.

L’isolation phonique est essentielle à la productivité de votre télétravail. C’est justement pour bénéficier de calme et de tranquillité, qui font parfois souvent défaut en open-space, que cette solution est mise à votre disposition. Éloignez-vous donc du mieux possible des espaces de jeux des enfants, ou du centre de vie de votre domicile, souvent le salon ou la cuisine, lorsque toute la famille est présente. Résistez donc à la tentation d’allumer votre télévision.

Un bon éclairage est important pour travailler et encore plus depuis votre domicile. Une absence de lumière vous fatiguerait les yeux rapidement et de ce fait, vous perdrez en productivité, la fatigue en plus du fait d’être à domicile n’aident vraiment pas à rester concentré.

Optez pour un espace baigné de lumière naturelle. C’est la plus adaptée à nos yeux. Rien ne vous empêche néanmoins d’ajouter des sources de lumières artificielles tels que des halogènes ou lampes d’appoint. Le seul prérequis est que l’éclairage soit uniforme et ne vous force pas à plisser les yeux pour essayer de lire.

Côté vestimentaire (sauf si vous avez des visioconférences) c’est à vous de voir:

  • certains ont absolument besoin de se préparer et de s’habiller comme s’ils allaient au travail pour être en condition,
  • d’autres se sentiront plus à l’aise de travailler en tenue plus décontractée. Il convient toutefois de se préparer un minimum et de ne pas entamer son travail encore à moitié endormi. 

Aucun code n’existe. Testez les deux méthodes pour choisir celle avec laquelle vous êtes le plus à l’aise, même si entre nous, chacun sait déjà plus ou moins laquelle lui convient le mieux sans long discours.

Prévoir l’équipement nécessaire au télétravail

Votre ordinateur et votre téléphone seront vos principaux outils de télétravail. Il est donc primordial que votre connexion vous permette de les utiliser, sans interférence ou ralentis dûs à une mauvaise connexion.

Vous pourrez d’ailleurs, pour sécuriser votre travail, stocker sur le web vos dossiers. Ainsi vous serez sûr de ne jamais les perdre et de pouvoir y accéder n’importe où sans perdre de temps.

Aménagez donc votre lieu de télétravail à proximité de votre box internet et d’une bonne couverture réseau, évitez vous la contrainte de devoir errer dans votre domicile à la recherche d’une barre de réseau à chaque fois que vous passez un appel professionnel.

Outre ces deux principaux outils, il faudra probablement s’équiper de matériels complémentaires qui peuvent s’avérer essentiels

  • casque audio/micro ou oreillettes bluetooth
  •  copieur/ imprimante/ scanner et cartouches d’imprimante
  •  tablette, clavier, calculatrice, souris
  • des multiprises et chargeurs supplémentaires
  •  lunettes écran
  •  papeterie… 

Certains salariés peuvent obtenir un coup de pouce par leurs employeurs, pour les autres, notamment pour ceux qui vont s’équiper en ligne, n’hésitez pas à visiter des sites de comparatifs, en lisant quelques avis pour faire les choix les plus judicieux et les plus adaptés à vos besoins. 

L’autre point important concernant les outils, ce sont les outils de communication pour rester connecté avec votre équipe, vos clients et fournisseurs. Il s’agit de trouver ceux qui vous permettront de gagner du temps, de faciliter les échanges, l’envoi ou le partage de documents et photos, de passer des appels et organiser des visioconférences.

Voici la liste des outils les plus fréquemment utilisés :

  • Visio-conférence : Zoom, Hangouts Meet, Skype, whatsapp, framatalk, Ovh, 
  • Réseau social & Chat : Slack, Microsoft Teams, hangout, facebook, whatsapp, framateam,
  • Partage de documents : drive, one, framapad, dropbox, we transfer…

Planifier et organiser pour mieux s’adapter

En effet, pour un télétravail efficace et ne pas procrastiner en pensant à nos tâches personnelles encore non réalisées et nous encombrant l’esprit ou les enfants qui nous sollicitent sans cesse pour diverses raisons… Nous allons éclaircir nos tâches professionnelles, personnelles, scolaires et familiales!

Cela évitera toutes confusions, surmenage, surcharge mentale et amènera de la précision à notre programme journalier. 

L’idéal pour un télétravail efficient est de faire une To Do List (liste des choses à faire) tous les soirs à la fin de sa journée : lister toutes les tâches à accomplir dans tous les domaines, puis les prioriser.

Il y a plusieurs applications assez simples et efficaces que vous pouvez télécharger gratuitement comme Google keep.

Ainsi, nous réaliserons ce sur quoi il est nécessaire de travailler le lendemain, en priorité, et ce qui peut attendre.

Le fait de se limiter aux 10 premières tâches de notre To Do List, notre télétravail s’en trouve plus performant car nous ne nous surchargeons pas de tâches non prioritaires voire inutiles.

C’est pourquoi, nous devons prioriser nos tâches et se donner pour objectif les 10 premières de notre To Do List. Une fois ces 10 tâches réalisées, nous pouvons passer aux tâches suivantes. 

Ainsi, nous irons nous coucher avec un sentiment de gratification envers soi et un aboutissement concret de notre télétravail. Notre état d’esprit en fin de journée en sera plus serein.  

Offrez-vous une ou plusieurs formations professionnelles

Beaucoup de domaines d’activités subissent la crise économique liée au COVID-19 et cela engendre des situations qui nécessitent soit une réorganisation, soit une adaptation, soit une reconversion ou pire, des licenciements et des faillites.

Des solutions, il y en a peu, mais le gouvernement à mis l’accent sur l’accès à la formation professionnelle.

Qu’elles soient une volonté personnelle ou professionnelle, ces formations professionnelles sont un véritable atout pour atteindre ses objectifs.

Les formations en groupe en présentiel étant moins recommandées par les temps qui courent, vous pouvez désormais vous former 100% en ligne (e-learning) ou en e-learning + visioconférence avec des professeurs spécialisés (blended-learning).

Ces formations professionnelles peuvent être financées en intégralité par votre CPF (compte personnel de formation) ou être cofinancées par votre employeur

Pour tout savoir sur le CPF cliquez-ici.

AXE CAPITAL vous propose des formations professionnelles en bureautique, langues, web marketing, création et administration site web, et infographie.

Trouvez la formation professionnelle qui dopera ou réorientera votre carrière sur notre page « nos formations » et entrez en contact avec un conseiller pour vous guider dans votre choix.

Prenez-le comme une opportunité de changement

Ces prochains mois, la pratique du télétravail va être massive. Malgré les circonstances particulières et forcément perturbantes pour vous, vos équipes, vos partenaires  et vos activités, c’est l’occasion d’aller un cran plus loin dans la mise en oeuvre de nouvelles pratiques de travail. 

La mise en place du télétravail va questionner votre réactivité à une situation de crise mais cela va également vous pousser à questionner l’efficacité de votre organisation, de votre communication, de vos déplacements, de vos collaborations et pointer les défaillances et les points négatifs sur lesquels vous pourrez progresser. 

Au delà de ces mesures exceptionnelles d’appoint, cette expérimentation concrète qui aura bousculé toutes nos habitudes, peut être vue de façon positive comme un accélérateur de prise de conscience de l’utilité de ces modes de travail et sous un ’autre angle comme celui d’un impact positif écologique pour le territoire, et plus largement sur des modes de vie et de consommation plus frugaux ainsi que sur la nécessité de préserver notre système de santé